Prawie każdy wie czym jest faktura, zwłaszcza przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność – mają z nimi do czynienia na co dzień. Jest to jeden z podstawowych dokumentów potwierdzających transakcję między kontrahentami. Zdarza się jednak, że początkujący właściciele firm mają problemy z przygotowaniem prawidłowego dokumentu, który spełnia wszystkie wymogi prawne.

Co trzeba wiedzieć przed wystawieniem swojego pierwszego dokumentu sprzedaży?

Artykuł 106e Ustawy o podatku od towarów i usług wymienia niezbędne elementy, które powinny znaleźć się na fakturze:

  1. Data wystawienia – dzień w którym faktycznie wystawiany jest dokument.
  2. Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi – często taka sama jak data wystawienia. Jeśli fakturę wystawiamy innego dnia, należy wskazać dzień sprzedaży lub ostatni dzień wykonania usługi (w popularnym systemie świadczenia usług B2B jest to zazwyczaj ostatni dzień miesiąca kalendarzowego). Na wystawienie faktury, oprócz paru wyjątków, mamy czas do 15-tego dnia kolejnego miesiąca po transakcji. Wystawiając fakturę przed transakcją możemy to zrobić najwcześniej 30 dni przed datą sprzedaży.
  3. Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę – ważny element, który pozwala odnaleźć konkretny dokument wśród innych wystawionych przez nas faktur. Trzeba pamiętać, aby każdy numer był unikalny i kolejny po poprzednim. Zaburzona numeracja potrafi sprawić wiele problemów przy prowadzeniu ksiąg firmy.
  4. Imię i nazwisko lub nazwy podatnika i nabywcy towarów/usług oraz ich adresy – dla osób fizycznych podajemy imię, nazwisko i adres zamieszkania lub nazwę i adres zgodne z CEIDG jeśli prowadzą działalność gospodarczą. Dla firm podajemy nazwę i adres zarejestrowany w KRS.
  5. Numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku – jest to nic innego, jak numer NIP nadawany każdej działalności gospodarczej i spółkom.
  6. Numer, za pomocą którego nabywca towarów/usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej – mowa tutaj o NIP-ie nabywcy, jednak nie dotyczy to sprzedaży na rzecz osoby prywatnej, w takim przypadku element jest pomijany.
  7. Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi – wskazujemy czego dotyczyła fakturowana transakcja.
  8. Miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług – gdy usługa jest policzalna, np. świadczymy usługi w rozliczeniu godzinowym lub dziennym, bądź dostarczamy w sztukach dany towar.
  9. Cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto) – należy podać cenę netto jednej sztuki czy egzemplarza towaru. W przypadku usług – cenę netto całej usługi lub jednostki czasu używanej do rozliczenia.
  10. Kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto – kwoty opustów można podawać jako pozycje na fakturze lub przy cenach towarów, których dotyczą. Rabat można naliczyć od ogólnej wartości faktury.
  11. Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto) – iloczyn ceny jednostkowej netto i jednostek miary towaru lub usługi.
  12. Stawka podatku – przy każdej pozycji na fakturze podajemy właściwą dla danego towaru lub usługi stawkę podatku. Gdy nie jesteśmy czynnym podatnikiem VAT lub korzystamy z innego zwolnienia, używamy oznaczenia ZW. Na fakturze powinna się wtedy znaleźć również informacja o podstawie prawnej zwolnienia.
  13. Suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku – sumujemy oddzielnie towary i usługi podlegające pod poszczególne stawki VAT.
  14. Kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku – przy zestawieniu sprzedaży netto należy podać wartości VAT od tych sum.
  15. Kwota należności ogółem – ostateczna kwota na którą opiewa transakcja (na ogół kwota brutto).

Pomimo dostępności wielu rozwiązań ułatwiających prowadzenie firmy, takich jak programy i aplikacje internetowe czy klasyczne, papierowe bloczki do wystawiania faktur, warto posiadać podstawową wiedzę w celu unikania prostych błędów przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. Stosowanie ww.  zasad ograniczy również ilość potencjalnych korekt wystawianych kontrahentom jak i ułatwi pracę księgowego, przy ujmowaniu dokumentów oraz przy reprezentacji przed Urzędami Skarbowymi.

/ Dariusz Kłonowski
Clever Investment