ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodu uznawane są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. 

Dany koszt można odliczyć od przychodów tylko gdy pomiędzy kosztem a przychodem istnieje związek przyczynowo skutkowy. Nieuzasadnione wprowadzenie wydatków do kosztów uzyskania przychodu pomniejsza podstawę opodatkowania i naliczony podatek. Skoro więc przedsiębiorca wpłaca podatek w zbyt niskiej kwocie, oznacza to, że rozlicza się nieprawidłowo, a to już jest obciążone różnorodnymi skutkami.

Typowe koszty działalności gospodarczej

Rachunki za media, usługi telekomunikacyjne – koszty związane z opłacaniem rachunków za prąd, gaz, internet, czy telefon.

Wynagrodzenie pracowników a także zasiłki pieniężne z ubezpieczeń społecznych. Można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu, za który były należne.

Wydatki na reklamę – koszty poniesione na działalność reklamową i marketingową firmy przyczyniają się też do osiągnięcia wyższych przychodów , więc jak najbardziej można wrzucić je w koszty.

Koszty związane z założeniem działalności gospodarczej, koszty urzędowe – do kosztów działalności gospodarczej można wrzucić koszty rejestracji firmy, opłat skarbowych, uzyskiwania porad prawnych, czy przygotowanie pieczątki.

Materiały i towary – materiały, z których będą tworzone produkty, a także towary, przeznaczone do sprzedaży.

Środki trwałe – czyli wszystkie urządzenia, maszyny, budynki, samochody, komputery i inne przedmioty, które będą wykorzystywane w prowadzeniu firmy dłużej niż rok.

Czynsz i wyposażenie biura – czynsz za najem lokali biurowych, czy innych budynków, np. magazynów, a także zakup potrzebnego wyposażenia i środków czystości. Dotyczy to również firm, które w pewnym procencie wykorzystują swoje mieszkanie do uzyskania przychodów z działalności. W takim procencie również zostaną odliczone koszty.

Wartości niematerialne i prawne – pod tą kategorią kryją się m.in. licencje (np. oprogramowanie komputerowe), autorskie prawa majątkowe, prawa do wynalazków, patentów, wzorów użytkowych, znaków towarowych. Wartości te muszą służyć firmie dłużej niż rok i oczywiście, muszą być wykorzystywane na potrzeby jej prowadzenia.

Składki ZUS – aby składki na ubezpieczenie społeczne mogły zostać uznane za koszt podatkowy, muszą zostać opłacone. Co za tym idzie, składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorca zaliczy do kosztów dopiero w miesiącu ich faktycznego opłacenia.

Wyjazd służbowy – wyjazd na spotkanie z kontrahentem, na targi np. promujące firmę lub szkolenie, które jest związane z prowadzonym przedsiębiorstwem

Outsourcing – czyli np. usługi księgowe czy prawne, jeśli istnieje związek z osiąganymi przychodami lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Nietypowe koszty działalności gospodarczej

Ubrania – takie jak odzież ochronna, czy uniformy dla pracowników mogą być wliczone w koszty. Nawet garnitur, czy sukienka mogą być potraktowane jako koszt, jeśli tylko będą opatrzone logo firmy, a osoba, która będzie je nosić, będzie miała na co dzień spotkania z klientami – ubrania będą pełniły wówczas funkcję reklamową i będą mogły być wliczone w koszty.

Okulary dla pracowników – którzy spędzają przynajmniej połowę swojego czasu pracy przy komputerze.

Rower, skuter lub motor – można również wliczyć w koszty prowadzenia firmy

Książki i szkolenia – muszą to być koszty, które można powiązać z dochodami, czyli np. kursy potrzebne do obsługi klientów.

Polisa ubezpieczeniowa – musi obejmować składniki firmy, np. samochody czy budynki.

Jedzenie i alkohol – wliczenie w koszty alkoholu możliwe jest tylko w przypadku niektórych firm np. sklep z alkoholem. Do kosztów można zaliczyć także poczęstunek dla klientów, taki jak kawa, herbata, czy ciastka oraz zakup herbaty i kawy dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

Koszty związane z firmowym rachunkiem bankowym i koszty kredytów – wydatki związane z prowadzeniem i wykonywaniem operacji finansowych z firmowego rachunku bankowego. Od przychodów można również odliczyć odsetki od zaciągniętych kredytów i pożyczek, o ile pieniądze z tych pożyczek i kredytów zostały przeznaczone na firmę.

Wydatki, które nie są kosztami firmy

Ustawa o podatku dochodowym wymienia wydatki, które nie mogą być wliczone w koszty m.in.:

wydatki poniesione na nabycie gruntów

grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar

koszty reprezentacji – o jakich mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f., to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia.

W odniesieniu do kosztów reprezentacji problematyczne są prezenty dla kontrahentów. W sytuacji gdy prezenty dla kontrahentów zawierają logo firmowe, uznawane są za zwykłe koszty reklamy i może zostać od takich wydatków odliczony podatek VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz wydatek może zostać zaliczony do kosztów firmowych. W sytuacji gdy prezenty nie posiadają logo firmowego, należy je potraktować jako koszty reprezentacji. Potwierdzenie tego stanowiska znajdziemy w interpretacji o sygnaturze ITPB3/423-406/10/PS wydanej 21 października 2010 roku przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy.

/Emilia Karpińska

Clever Investment sp. z o. o. sp.k.